Kundcase
Rekryteringsprocessen stärks för Umeå kommun.
Umeå kommun stod inför utmaningar i rekryteringsprocessen inom äldreomsorgen, vilket ledde till en omfattande omarbetning för att öka effektiviteten och förbättra upplevelsen för de sökande. I samarbete med Knightec Group införde de innovationer som robotiserad processautomation, vilket resulterade i en mer strömlinjeformad rekrytering och en mer positiv arbetsmiljö.
KundUmeå kommun
IndustriOffentlig sektor
TjänsterSoftware & CloudDesign & ExperienceProject & Change Management
Bakgrund
Umeå kommun stod inför stora utmaningar i sin rekryteringsprocess, särskilt inom äldreomsorgen, som anställer omkring 1 000 medarbetare per år.
Utmaning
Rekryteringsprocessen upplevdes som tidskrävande, ineffektiv och felbenägen, vilket påverkade sökandens uppfattning om kommunen som arbetsgivare och potentiellt ledde till ett negativt första intryck för nyanställda. Denna komplexa situation krävde en grundlig översyn och omarbetning av rekryteringsrutinerna för att öka effektiviteten och förbättra kandidatupplevelsen.
Från insikt till effekt.
På grund av projektets omfattning och komplexitet delades det upp i flera delprojekt som leddes av en kombination av interna och externa team, däribland Knightec Group. Det inledande arbetet fokuserade på att kartlägga befintliga processer, genomföra analyser och ta fram en strukturerad plan med tydliga prioriteringar och kommunikationsstrategier. Förbättringar som uppdaterade behörighetsprocesser, robotiserad processautomation och detaljerad processkartläggning utvecklades i nära samarbete med HR.
Ett agilt, tvärfunktionellt arbetssätt möjliggjorde kontinuerlig testning och förfining, vilket säkerställde att lösningarna var effektiva, anpassningsbara och i linje med framtida behov, samtidigt som samarbetet mellan teamen stärktes.
Levererat värde
De omarbetade processerna har avsevärt förbättrat effektiviteten i Umeå kommuns rekryteringsarbete. Förenklade och kvalitetssäkrade arbetsflöden har frigjort tid för medarbetare och chefer, vilket gör det möjligt att fokusera mer strategiskt på kärnuppgifter. Inrättandet av ett rekryteringscenter har avlastat enhetscheferna från många administrativa uppgifter och därmed ytterligare ökat den operativa effektiviteten. Genom att förbättra rekryteringsprocessen har Umeå kommun skapat en mer positiv arbetsmiljö och stärkt sitt anseende som arbetsgivare. Förändringarna har lett till bättre samarbete inom teamen, en djupare förståelse för roller och utmaningar samt ett gemensamt angreppssätt för problemlösning, vilket i slutändan gynnar medborgarna genom mer effektiva och nöjda medarbetare i den offentliga verksamheten.
